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Word实用功能:更换电脑时保持文档原貌不变

Word实用功能:更换电脑时保持文档原貌不变

Word实用功能:更换电脑时保持文档原貌不变

你在电脑上使用Word编辑了一篇精美文档,当拿到其它的电脑上打开该篇文档时,看到的却是另外一个样子。这是怎么回事呢?其实,要让你的Word文档无论在哪台计算机或打印机上查看或打印均能保持其原始外观,可以进行以下操作。

1.保留版式和分页
在默认情况下,Word及以后版本的文档版式取决于字体。就是说,只要字体保持不变,任何人都可以按原始的换行与分页查看并打印该文档。如果打开一个在Word早期版本中创建的文档,Word按所使用的打印机决定文档的版式。如果希望文档版式与打印机无关,可以使Word按字体决定文档版式,方法是:

单击“工具→选项”命令,然后单击“兼容性”选项卡,在“选项”框中,清除“用打印机标准设计文档版式”复选框。
该选项只影响在Word中处理文档时的显示方式,它不会对文档进行永久性修改。如果要恢复文档的原始版式,可重新选中该选项。

2.嵌入TrueType宇体
在创建或编辑文档时,如果使用了TrueType字体,就可将其保存或“嵌入”文档。这样其他人就能以原始字体查看、修改和打印文档,即使他们的计算机上没有安装TmeType字体。
在文档中嵌入TrueType字体的方法是:
单击“工具→选项”命令,然后单击“保存”选项卡,选中“嵌入TrueType字体”复选框,单击“确定”按钮,保存文档。
不过,嵌入TrueType字体会增加文档大小,同时选中“只嵌入所用字符”复选框,可以减小文档的文件大小。该选项只嵌入文档中使用的字体样式。
注意:因为不能在编辑时使用没有嵌入的字体字符和样式,所以如果其他用户只需要查看或打印文档,则此选项将很有用处。

3.指定替换字体
在某些情况下,文档可能包含除TrueType字体外的其它字体。在查看文档时,如果计算机上未安装这些字体,可用与丢失字体最接近的字体替换丢失字体,操作如下:打开需要替换字体的文档,单击“工具→选项”命令,然后单击“兼容性”选项卡,单击“字体替换”按钮,然后在“文档所缺字体”框中,单击要替换的字体,在“替换字体”框中单击用于替换缺失字体的字体。
如果当前文档使用的所有字体都是有效的,则不能使用“字体替换”命令,“字体替换”仅是将当前文档中不可用的字体替换为你的系统可用的字体。而且Word不替换缺失字体的名称,只是用系统提供的一种字体,改变缺失字体在屏幕上显示和打印时的外观。如果替换字体被列为“默认”,请阅读对话框底部旁边的信息,了解将替换哪种字体。对每种要改变的字体重复该步骤。

 

来源:互联网

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