Excel 2016教程: 创建和打印地址列表的邮件标签

Excel 2016教程: 创建和打印地址列表的邮件标签

创建和打印 Excel 中地址列表的邮件标签
适用于: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010
如果您想要发送一种群发邮件地址列表到您在 Microsoft Office Excel 工作表维护，您可以使用 Microsoft Office Word 邮件合并。邮件合并过程创建邮件标签可以打印工作表和工作表上的每个标签包含列表中的地址。
若要创建和打印邮件标签，必须首先在 Excel 中准备工作表数据，然后使用 Word 配置、组织、检查和打印邮件标签。如果希望使用地址标签向地址列表发送群发邮件，可以使用邮件合并创建地址标签表。每个标签都包含列表中的一个地址。
邮件合并过程需要执行以下所有步骤：
1、在 Excel 中准备工作表数据以进行邮件合并    在开始邮件合并过程之前，地址列表必须符合邮件合并要求的表格结构。
2、在 Word 中为邮件合并设置标签    设置一次标签布局，邮件合并中的所有标签都会使用这一布局。在邮件合并中，用于进行该操作的文档称为主文档。在标签主文档中，还可以设置要在每个标签中重复的任何内容，例如公司徽标或发货标签上的寄信人地址。
3、将标签连接到工作表数据    地址列表是 Microsoft Word 在邮件合并中使用的数据源。在此示例中，它是一个包含要在标签上打印的地址的 Excel 工作表。
4、优化要包含在标签上的收件人的列表    Word 为邮件列表中的每个地址生成一个标签。如果只希望为邮件列表中的某些地址生成标签，可以选择要包括的地址或记录。
5、向标签添加称为邮件合并域的占位符    在执行邮件合并时，邮件合并域内将填入地址列表中的信息。
6、预览并完成合并，然后打印标签    打印整个标签集之前可以预览每个标签。
7、保存标签以供将来使用   
提示: 如果您的计算机上安装了 Microsoft Office Access，您可以改为将地址列表从 Excel 导出到 Access，，然后使用访问来创建和打印邮件标签。有关详细信息，请参阅Excel 和 Access 之间交换 （复制、 导入、 导出） 数据和Access 中的创建邮件标签。
步骤 1：在 Excel 中准备工作表数据以进行邮件合并
在 Excel 中，地址列表必须符合邮件合并要求的表格结构。
1、在工作表上，执行下列操作以对地址列表进行排列：

使用明确标识每列所包含的数据类型的列标题。

提示: 例如，请使用名字、姓氏、地址和城市等列标题，而不要使用列 1、列 2、列 3 和列 4。

对于要包含在邮件合并中的每个元素，请使用单独的列。

提示: 如果将名字和姓氏存储在单独的列中，您还可以使用邮件合并创建依据其名字发送给每个收件人的套用信函。还可以添加单独的称谓列，如先生或夫人。

仅包括包含数据的行和列。不要在地址列表中包含空行或空列，因为当您在 Word 中为邮件合并设置标签时，创建的标签列表在空行和空列范围以外可能是不完整的。

2、为了帮助在邮件合并过程中找到并选择地址列表，请执行下列操作，以便为地址列表定义一个名称：

在工作表上，选择整个地址列表，包括其中包含列标题的单元格。 在“公式”选项卡上的“定义的名称”组中，单击“定义名称”。

在“名称”框中，为地址列表键入一个名称，例如 Holiday_Cards，然后单击“确定”。

提示: 名称的首个字符必须是字母，并且不能在字词之间使用空格。请使用下划线字符 (_)，而不要使用空格。
3、保存并关闭工作簿。