Excel 2016教程: 优化要包含在标签上的收件人的列表

Excel 2016教程: 优化要包含在标签上的收件人的列表

步骤 4：优化要包含在标签上的收件人的列表
Word 会为邮寄列表中的每个地址生成一个标签。如果只想为邮寄列表中的某些地址生成标签，您可以选择要包括的地址（记录）。
要缩小收件人列表的范围或者使用数据文件中的记录子集，请执行下列操作：
1、在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“编辑收件人列表”。

2、在“邮件合并收件人”对话框中，执行下列操作之一：

选择个别记录    此方法对于短列表非常有用。选中要包含的收件人旁边的复选框，清除要排除的收件人旁边的复选框。

提示: 如果您知道您只想在合并中包括少数几条记录，则可以清除标题行中的复选框，然后仅选择需要的那些记录。同样，如果要包括列表中的大部分内容，请选中标题行中的复选框，然后清除不想包括的记录的复选框。

对记录进行排序    单击要作为排序依据的列标题。Word 将按字母升序（从 A  到  Z）对列表进行排序。再次单击该列标题，将按字母降序（从 Z  到  A）对列表进行排序。

若要指定更高级的排序选项，请单击“调整收件人列表”下的“排序”，然后在“筛选和排序”对话框中的“排序记录”选项卡上选择排序首选项。例如，可以指定收件人地址必须按照每个邮政编码内姓氏的字母顺序排列，并且邮政编码以数字顺序列出。

筛选记录    如果列表中包含您不想在合并中看到或包括的记录，则此方法非常有用。筛选列表后，您可以选中或清除复选框以包括或排除特定记录。

要筛选记录，请执行下列操作：

在“调整收件人列表”下，单击“筛选”。 在“查询选项”对话框中的“筛选记录”选项卡上，选择要用来筛选记录的条件。

例如，要仅为澳大利亚的地址生成标签，请单击“域”列表中的“国家或地区”、“比较”列表中的“等于”以及“比较对象”列表中的“澳大利亚”。

要进一步调整筛选，请单击“与”或者“或”，然后选择更多条件。

例如，要仅为位于慕尼黑的企业生成标签，可以指定“城市”域中包含“慕尼黑”且“公司名称”域不为空的记录。如果您在此筛选中使用了“或”而不是“与”，则邮件合并将包括所有慕尼黑的地址以及其他城市所有包含公司名称的地址。
如果您的计算机上安装了地址验证软件，可以单击“邮件合并收件人”对话框中的“验证地址”以验证收件人的地址。