利用Excel数据透视表自动生成课程表

利用Excel数据透视表自动生成课程表

 

 

课程表是学校最基本的教学管理依据，课程表形成的传统方法是先安排好原始数据，再设计好表格的固定格式，一项项往表里填内容。上百张课表的形成都要人工录入或人工粘贴复制，既繁琐又容易出差错，而且不利于检索查询。笔者介绍一种方法，在原始数据录入后利用“数据透视表”，可以实现课表生成的自动化。

一、功能
1. 一张“数据透视表”仅靠鼠标移动字段位置，即可变换出各种类型的课表，例如：班级课表。每班一张一周课程表。可选框内选择不同的学院和班号，即可得到不同班的课表。按教师索引。即每位教师一周所有的信息。按时间索引，即每天每节课有哪些教师来、上什么课。按课程索引。课程带头人可能只关心和自己有关的内容。按学院索引。可能只需要两三项数据，了解概况。按本专科索引。按楼层索引。专家组听课时顺序走过每个教室，需要随时随地查看信息。按教室或机房索引。安排房间时要随时查看。

2. 字段数量的选择是任意的，即表格内容可多可少，随时调整。

3. 任何类型的表都能够实现连续打印或分页打印。如班级课表可以连续显示，也可快速、自动生成每班一张；某部门所有教师的课表可以汇总在一张表上，也可每个老师一页纸，分别打印。

4. 遇到调课，只要更改原始表，再重新透视一次，可在瞬间完成，就意味着所有表的数据都已更新。而传统的方法必须分别去改班级表、教室表、机房表、教师表……稍有疏忽就可能遗漏。

5. 所有的表都不用设计格式，能够自动形成表格，自动调整表格大小，自动合并相同数据单元格。

二、建立数据库
规范数据库的建立是满足查询、检索、统计功能的基本要求。

1. 基本字段：班级、星期、节次、课程、地点、教师。

2. 可选字段：学院、班级人数、学生类别、金工实习周次、教师单位、地点属性、备注字段名横向排列形成了“表头”，每个字段名下是纵向排列的数据。

3. 库中的数据必须规范。如“地点”中不能出现除楼号、房间号以外的任何文字(包括空格)；“课程”中必须是规范的课程名，不允许有“单、双”等字样。建议上机课增加一个字段“上机”，而不是在课程名中增添“上机”说明，后者不利于课程检索。

4. 库中的每条数据清单的每个格只要存在数据就必须填满。不允许因为与上一行数据相同就省略了，更不能合并单元格。

5. 增加的整条记录在库中的位置可以任意。如规律课表的课程只有8节，某班增加“9～10节”或双休日上课，新增记录则可插在该班其他课的末尾，也可附在库的最底端。无论在什么位置，都不影响透视后的效果。

三、做数据透视表
在选择透视范围时要包含全部原始数据库，如果录制“宏”，最好比原始表多增加若干行，以备增加记录用。但字段的数量可根据需要选择。把选中的字段分别放置在表的“行字段”中，在每个字段名上双击，弹出“字段设置”框，选择“无”，即形成了显示美观的透视表。

1. 用鼠标拖动各字段，重新安排左右顺序、上下位置(指行字段与页字段之间的转换)，或在可选框内选中所需，即可形成各种各样的新表。

2. 常用的班级课表可排好纸张版面、页眉页脚，专门供原始打印。“班级”字段最好放在“页字段”中，以便于每班打印1张。在“班级”字段的可选框内选择各班，即可显示出所有的班级课表。每班课表的大小是自动调整的，如 “节次”中的数据项只有8节，遇到增添“9～10节”课程的情况，表格会在7～8节后自动增加1行，把9～10节的内容填进去，下一个班则可自动恢复正常。既可以设置为无课显示空格，也可以设成无课不显示，即有哪节显示哪节。

3. 需要强调的是，以后每调一次课必须在原始库中改，而不允许在透视表中直接改。新库形成后，再重新生成新的透视表。此时原来的旧透视表则可以删去，以新表为准。如果重新打印，需要在新表上重新排版。以上方法经过一段时间的实践，在课表的查询检索方面发挥了巨大作用，尤其在频繁调课时省却了更改所有表数据的过程，准确高效，是办公自动化不可多得的好工具