excel共享工作簿使用详解

excel共享工作簿使用详解

 

Microsoft Excel 共享工作簿提供了一种简单而灵活的方式，使一组人可以就列表或其他数据驱动项目进行合作。使用共享工作簿，您可以使用熟悉的 Excel 功能设计工作流。
共享工作簿项目很容易适应您的分组结构。与数据库不同，Excel 共享工作簿不要求单个用户承担所有的管理工作。您可以选择是否希望负责授权和管理项目，或者，您可以和工作组成员一起平等管理工作簿。
本文介绍了可以使用共享工作簿的项目种类，概述了共享工作簿的准备和管理方式。

实时使用共享工作簿

对于跟踪状态、收集和汇总信息以及编译列表，共享工作簿是行之有效的解决方案。当您需要为每个用户指定一个实时维护的工作表区域，并且每个人都需要看见其他人所做的工作时，请使用共享工作簿。您也可以允许在列表的结尾添加用户。
以下共享工作簿示例是为一组处理过期应收帐款的会计员而设计的。

创建此共享工作簿的会计管理员将不同的雇员分配到不同区域的帐户。当雇员确定费用过期时，每个人都可以在工作表中添加行。如果某个雇员负责处理过期 30 天的帐目，则该雇员可以在发出过期通知并收到费用后更新 C 列。与具有 90 天过期帐户的客户共同设置付款计划的雇员则可以更新 E 列。每个人都可以输入注释（在 A 列中以红色三角形表示）以提供状态信息。会计管理员在屏幕上保持显示工作簿，并且通过每隔几分钟自动更新一次每个人的更改来监视进度。
对于某些方案，共享工作簿可能并不是最好的解决办法，例如，大型而复杂的工作表模式，因为随着时间的延续，其中的结构和公式将频繁地发生变化或变形。如果由单个所有者进行管理或者由用户轮流编辑和更新信息，此类工作簿将更易于维护。

准备要共享的工作簿

如果您围绕共享工作簿设计了一个项目，则在创建或设置要共享的工作簿时，需考虑以下几个问题。
设置共享后不能更改的功能    共享工作簿后，某些 Excel 命令和功能将变为部分可用或完全不可用。例如，如果您的工作簿中包含数据透视表，则在共享工作簿之前，您需要对报表进行所有布局更改和自定义。共享工作簿后，用户能够查看报表但不能进行更改。同样，在共享工作簿之前设置的所有条件格式或数据有效性验证规则将继续有效，但是您不能更改这些设置。
确定跟踪要保持的数据的更改量   Excel 可以跟踪有关共享工作簿所有更改的信息，包括更改者和更改内容。如果删除信息，更改跟踪将记录已删除数据的副本，以便您在需要时进行检索。默认情况下，Excel 会将更改历史记录保持 30 天，用户关闭共享工作簿时，超过 30 天的所有信息都将被删除。
您可以指定一个 30 天以上的时间间隔；但是随着时间的累积，工作簿可能会变得非常庞大，导致工作簿的打开速度和保存速度变慢。不过，您可以定期将更改信息存档，或者如果您不必跟踪更改或者在工作簿共享一段时间后，您发现并未使用更改跟踪，您可以关闭此功能。
决定是否限制用户访问权   您可以使用 Excel 的保护功能来决定哪些人可以访问共享工作簿的哪些区域，以及哪些功能可以访问，但是在共享工作簿之前您必须先设置保护。如果您不保护共享工作簿，则任何人都可以覆盖其他人所做的更改，并且任何人都可以停止共享工作簿并以独占模式编辑工作簿，他可以断开其他用户与工作簿的连接并删除所有保存的更改历史记录。您也许需要在用户共享管理任务的项目中省略保护。
共享工作簿是分层应用保护的。首先，您可以应用任何所需的工作表保护，然后保护工作簿，最后保护共享和更改跟踪。一旦保护工作簿，您就不能更改工作表保护；一旦您保护共享和更改跟踪，您就不能更改工作簿或工作表保护。
工作表保护使您可以按名称为每个用户授予不同的访问权。您可以只允许用户编辑指定的区域，或者只允许用户执行某些类型的命令而不能执行其他命令。工作簿保护将影响所有的用户并决定是否可以插入、删除、隐藏和取消隐藏工作表。保护共享可以避免工作簿的共享被删除，还可以避免更改历史记录被删除。
为用户提供说明   您可以直接在工作表中输入有关如何使用共享工作簿的信息，以便于用户查找。您可以使用注释、文本框或数据有效性验证等功能，指导用户应输入何种数据以及在什么地方输入。
以下是一个在注释中提供说明的示例。

选择具有足够空间的可访问位置   共享工作簿时，您需要将工作簿保存到网络服务器或授权用户可以打开的其他位置。不要将共享工作簿保存在 Web 服务器上，因为在那里用户不能对工作簿进行编辑（共享工作簿应以 Excel 格式保存，而不是 HTML）。如果您打算跟踪更改，请确保有足够的可用空间，以满足文件随更改历史记录的累积而不断增长的需要。
计划保持备份副本   虽然更改跟踪有助于防止数据丢失，但它并不能取代备份工作簿。请确保创建共享工作簿的副本（如同为常规使用的工作簿创建副本一样）。

管理共享工作簿

要管理共享工作簿，首先应培训工作组如何在工作簿中协同工作，然后监视和管理与冲突性更改或断开连接相关的所有问题。
告知用户有关使用工作簿的信息    使用户知道他们必须保存工作簿，以便其他人查看他们的更改并且他们也能看到别人的更改。每个用户均可以自定义共享工作簿的某些部分：可以在设置的时间间隔内自动保存和更新；可以保留自己的筛选和打印设置或使用共享工作簿时建立时的设置；可以显示或隐藏标识他们自己以及他人的更改的突出显示。
如果您的公司具有几个版本的 Excel，请确保计划使用共享工作簿的所有用户都装有 Microsoft Windows 的 Excel 97 或更高版本，或者 Macintosh 的 Excel 98 或更高版本。
处理冲突和不必要的更改   当两个同时工作的用户尝试保存影响同一个单元格的更改时，其中一个用户将看到“解决冲突”对话框并且必须选择要在工作簿中保留的更改。您可能需要事先为用户提供一些有关如何避免这些冲突或如何解决这些冲突的信息。
共享工作簿的所有用户都享有解决冲突的平等权利。如果您正在跟踪更改，则可以通过显示“历史记录”工作表检查冲突的结果。有关查找冲突的选项的信息，请参阅 Excel 中相关帮助。
您也可以使用更改跟踪来标识和收回错误的更改或您不想保留的更改。例如，雇员 Roger 可能在星期二（收到付款的日期）从过期应收帐款工作簿中删除了某些条目，而不是将条目标记为已收到并等待接收支票以清除银行帐款。作为 Roger 的管理员，您可以使用更改跟踪来恢复已删除的条目。显示“历史记录”工作表，对其进行筛选以查找由该雇员在收到费用当日所做的全部更改，并寻找删除的内容：

找到已删除的数据后，您便可以将其从“旧值”列复制回您的工作表。
处理断开连接的用户   任何用户都可以随时断开其他用户与共享工作簿的连接。用户也可能会因为服务器或网络访问问题而断开连接。断开连接的用户无法将正在进行的更改保存到共享工作簿中。但是，如果打开了更改跟踪，用户可以使用新名称保存工作簿，然后将更改合并到原始共享工作簿中。如果用户要在脱机状态下使用共享工作簿的副本进行处理，则可以使用同样的方法将更改合并到原始工作簿中。
监视进度   您可以检查当前谁正在编辑共享工作簿，并使用自动更新来保持更改监视。对于正在使用的共享工作簿，如果显示“共享工作簿”对话框（“工具”菜单的“共享工作簿”命令），“编辑”选项卡中将列出当前打开该工作簿的所有用户。请使用“高级”选项卡的“更新”区域来获取定期更新（可根据需要选择更新频率）。请记住，您将只能看到用户已保存的更改；Excel 不会显示用户尚未保存的更改。
使工作簿脱机以进行维护   有时，您可能需要取消工作簿的共享，以便重新设计工作簿结构，对设置进行更改并使用只有在工作簿未共享时才可用的命令，或者更改保护设置以为新用户授权。当您停止共享工作簿时，也就断开了当前正在使用工作簿的所有用户的连接，同时永久性地放弃了更改历史记录。由于更改历史记录已被删除，断开连接的用户将无法把他们的更改合并到工作簿，即使您重新共享工作簿。
由于这些后果，您可以计划和安排维护以避免为用户带来不便。在停止共享工作簿之前，您应当确保所有用户已合并更改并已关闭工作簿，并且复制或打印更改历史纪录（如果您正在跟踪更改）。

如果您的项目超出了共享工作簿的大小怎么办？

如果您一直连续保存更改历史记录，您的共享工作簿将变得非常庞大，从而降低加载速度。出现下列情况时，请考虑将工作簿转换为 Microsoft Access 数据库：工作簿过大导致无法有效使用、查找信息和进行维护；对于工作簿的许多用户来说，管理用户访问变得十分耗时；或者，您或用户必须不停地解决冲突。对于那些变得过于庞大和复杂以至于难以进行维护的工作表，Access 是一个很好的选择，因为 Access 为您提供了真正的多用户功能和安全功能，以及可以帮助您维护数据准确性和完整性的选项。Access 允许您组织大量的数据以进行有效的存储和检索。