Excel 2016教程: 向标签添加占位符|邮件合并域

Excel 2016教程: 向标签添加占位符（邮件合并域）

步骤 5：向标签添加占位符（邮件合并域）
将标签连接到地址列表后，就可以添加指示地址在每个标签上的显示位置的占位符。还可以键入想在每个标签上重复的文本，例如公司徽标或发货标签上的寄信人地址。
地址的占位符称为邮件合并域。在执行邮件合并时，邮件合并域内将填入地址列表中的信息。Word 中的邮件合并域对应于 Excel 工作表中的列标题。

1. 数据文件中的列代表信息的类别。添加到标签中的邮件合并域是这些类别的占位符。
2. 数据文件中的行代表信息的记录。在执行邮件合并时，Word 会为每条记录生成一个标签。
通过将一个邮件合并域放入您在标签主文档中配置的原始标签中，可指示您希望某类信息（例如名称或地址）显示在该位置。

注意: 将邮件合并域插入标签主文档时，域名称总是由尖括号 (« ») 括住。这些尖括号在最终标签上不显示 ，它们只是帮助区分标签主文档中的域和普通文本。
执行合并时会出现什么情况   
执行邮件合并时，数据文件中第一行的信息会替换第一个标签中的域。接着，数据文件中第二行的信息会替换第二个标签中的域，依此类推。

使用域：示例   
在设计标签时，可以将数据文件中的任何列标题链接到标签中的域。
例如，假定您的邮寄列表用于新闻稿订户，您的数据文件包含一个名为“到期日”的列，该列存储每个订阅的到期日期。如果运行合并之前将 «ExpireDate» 域插入到标签主文档中，则每位订户都将在其邮件标签上看到自己的订阅到期日。
您可以组合域并用标点符号分隔它们。例如，要创建地址，可以在标签主文档中配置域，如下所示：
«姓氏» «名字»
«省/市/自治区»、«城市»、«街道地址»
«邮政编码»
对于一些常用组合，例如地址块和问候语，Word 提供了一些复合域将多个域组合在一起。例如，“地址块”域是若干域的组合，其中包括姓氏、名字、城市、街道地址以及邮政编码。

可以自定义每个复合域的内容。例如，在地址中，您可能想选择正式的姓名格式（罗 海辉先生）。在问候语中，您可能更倾向于使用“尊敬的”而不是“亲爱的”。
邮件合并域映射到数据文件   
要确保 Word 能够找到数据文件中与每个地址元素相对应的列，可能需要将 Word 中的邮件合并域映射到 Excel 电子表格中的列。
要映射域，请单击“邮件”选项卡上“编写和插入域”组中的“匹配域”。

将出现“匹配域”对话框。

地址的元素将在左侧列出。数据文件中的列标题将在右侧列出。
Word 搜索与每个元素最匹配的列。如图所示，Word 会自动将数据文件的“称谓”列与“尊称”相匹配，但 Word 无法匹配其他元素，如“中间名”。
在右侧的列表中，可以从数据文件中选择与左侧元素相匹配的列。“唯一标识符”和“中间名”不匹配也无妨，因为邮件合并标签不需要使用每个域。如果添加了一个不包含数据文件中数据的域，该域将在合并后文档中显示为空占位符 ，通常为空行或空白。