excel快速录入技巧

Excel快速录入技巧

 

在使用Excel时，首先就需要录入数据，要想让自己数据录得巧、录得省，还是需要掌握不少实用的技巧。
　　
　　 录入技巧

　　 快速填入相同内容

　　 选中多个单元格后，输入字符，然后按Ctrl+Enter组合键，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。
　　
　　 快速复制上单元格

　　 选中下面的单元格，按Ctrl+ '（'为西文的单引号）组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来。
　　
　　 快速输入系统日期

　　 按下Ctrl+；组合键，即可快速输入系统日期。
　　
　　 文本数字输入技巧

　　 一般情况下，在单元格中输入的任何数字，均以“右对齐”格式放置，而且Excel会把综当成数字来处理。如果你要输入文本格式的数字，除了事先将单元格设置为文本格式外，只要在数字前多输一个’（单引号）即可。
　　
　　 分数输入技巧

　　 如果事先将Excel单元格设置为“分数”格式，即可在其中输入2/3.5/6这样的分数数据。除此以外，可以在“常规”单元格中按“0空格分数”的格式输入分数，如输入的“0□2/3 ”（□表示空格）即可显示“2/3”，并按15 位的数字精度进行数据处理。不过，此法输入的分母不能超过99，否则输入结果显示为0。
　　
　　 输入法快速切换技巧

　　 单击“数据”→“有效性”，打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡，选中“模式”下拉列表中的“打开”，最后单击“确定”按钮。只要选中了某种输入法有效的单元格，已经设置的输入法就会被自动激活。
　　
　　 信息快速添加技巧

　　 如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以选中该单元格然后按F2键。光标就会在数据尾部出现，输入数据后回车即可。
　　
　　 参数快速插入技巧

　　 如果知道所使用的函数名称，但又不了解它的参数使用方法，可以在编辑栏中输入等号及函数名，然后按Ctrl+A键，Excel自动打开参数输入对话框，就能直接输入各个参数了。
　　
　　 快速编辑技巧

　　 如果想对Excel单元格中的内容进行编辑，只须用鼠标双击需要编辑的位置，光标就会插入十字光标的双击点。用鼠标双击Excel工作表的标签，直接输入文字并回车，可以快速修改标签的名称。
　　
　　 重复操作

　　 要想将某一单元格（或区域）的格式（字体、字号、行高、列宽等）应用于多个位置，可以将上述单元格（或区域）选中。然后双击“格式刷”按钮，鼠标拖过要设置格式的若干区域，完成后再次单击“格式刷”结束操作。

　　 如果要绘制多个“直线”或“椭圆形”等，可以双击Excel“绘图”工具栏上的相关按钮，接着就可以重复绘制图形了。若想在双击某个按钮后取消这个功能，只需单击该按钮或按一下Esc键。
　　
　　 轻松实现多行文本输入

　　 Excel默认单元格输入一行文本，实现多行文本输入的简单方法是：当你需要在单元格中开始一个新行时，只要按 Alt+Enter组合键即可，从而在一个单元格中输入两行乃至多行文本。
　　
　　 读出来帮你校对

　　 Excel增加了一个“文本到语音”功能，它可以朗读单元格中的数据。你只要将Word文件粘贴到工作表中，单击“工具”、“语音”子→命令，就可以打开“文本到语音”工具栏。选中工作表中需要朗读的区域，单击工具栏中“按行”或“按列”朗读按钮。再单击“朗读单元格”按钮，Excel就会读出所菜单元格区域中的所有内容。其中汉字和数字的朗读比较准确，英语单词只能分解为字母逐个读出，但用于一般校对已经足够了。

　　 数据同步滚动

　　 如何你需要同时观察距离较远的两列数据，可以按以下方法操作：将鼠标移到水平滚动条右端的拆分框上，变成双向光标后水平拖动，即可用竖线将当前工作表分割为左右两个窗格。拖动其中的滚动条使需要观察的数据可见，此后即可按常规方法使两列数据同步滚动。如果需要取消竖直分割线，只须用鼠标双击它就可以了。
　　
　　 小数点或零输入技巧

　　 要想让Excel自动填充固定位数的小数点或固定个数的零，可以进行如下设置：单击“工具”菜单中的“选项”，打开“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选项。如果需要自动填充小数点，应在“位数”框中输入（或选择）小数点右面的位数（如“2”）。如果需要在输入的数字后面自动填充零，则应在“位数”框中输入减号和零的个数（如“-3”）。

　　 若采用前一种设置，则输入268后显示2.68。若采用后一种设置，则输入268后显示268000。
　　
　　 在单元格区域内换行

　　 将某个长行转成段落并在指定区域内换行。例如：A10内容很长，欲将其显示在A列至C列之内，步骤为：选定区域A10:C12（先选A10），选择“编辑”菜单之“填充”的“内容重排”，A10内容就会分布在A10:C12区域中。此法特别适合用于表格内的注释。
　　
　　 多次输入的特殊符号

　　 有时在一张工作表中要多次输入一些特殊符号（如◆），非常麻烦，对录入速度有较大的影响，可以采用一次性替换的方法来解决：首先用户可以在需要输入特殊符号位置的地方用一个字母来代替（如*），请注意这个字母不能是表格中需要的字母，等表格制作完成后，打开“编辑”菜单中的“替换”在“替换”对话框中的“查找内容”框中输入代替的字符“*”，在“替换值”框中输入“◆”，取消“单元格匹配”的选择，然后按“替换”按钮一个一个去替换，如果用户可以确定工作表中的全部“*”的作用都是代替“◆”，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完