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word邮件合并功能

word邮件合并功能

 

邮件合并功能 使用“邮件合并”功能,可以使用同样格式的文档发送批量的信件。 首先把信件发送的地址单独建立一个数据文件,设置好要发送的信件的样子,把开始的称呼等有变化的地方先空出来;然后打开“工具”菜单,单击“邮件合并”命令,打开“邮件合并帮助器”对话框,共有三步要走: 第一步,创建主文档:单击“创建”按钮,从打开的菜单中选择“套用信函”命令,弹出一个对话框,选择活动窗口或再新建一个主文档,这里邮件主文档已经建立好了,单击“活动窗口”按钮(如图1)。

邮件合并帮助器

图1

  单击“获取数据”按钮,从弹出的菜单中选择“打开数据源”命令,从弹出的对话框中选择以前建立好的地址簿,单击“打开”按钮,将其作为数据源引入进来。

  单击“编辑主文档”按钮,回到主文档的编辑状态,现在界面中就多了一个“邮件合并”工具栏,把光标定位在要插入名称的地方,单击工具栏上的“插入合并域”按钮(如图2),从下拉菜单中选择“姓名”项,然后单击“查看合并数据”按钮,我们看现在的内容就符合要求了,单击“合并至新文档”按钮,Word自动新建一个文档存放我们建立好的信件,就可以把它打印出来了。

邮件合并工具栏

图2

  使用邮件合并功能合并为不同类型的文档:使用邮件合并功能不仅可以建立信函,还可以直接建立信封,邮件标签、分类等;单击“邮件合并帮助器”对话框的“创建”按钮,从弹出的菜单中选择相应的命令就可以了;如果想取消主文档的设置,就从这个菜单中选择“还原为普通WORD文档”命令。

发送邮件菜单
在Word中发送电子邮件方法很简单,打开“文件”菜单,选择“发送”项,单击“邮件收件人(以附件形式)”命令(如图3),

就会出现新邮件的编辑窗口(如图4),填好相应的条目,就可以发送电子邮件了。    图3

邮件发送对话框

图4

  合并为电子邮件:在主文档中单击“邮件合并”工具栏上的“合并选项”按钮,可以打开“合并选项”对话框,从“合并到”下拉列表框中选择“电子邮件”,单击“设置”按钮,打开“合并设置”对话框,从“含邮件/传真地址的数据域”下拉列表框中选择电子邮件地址所在的域,单击“确定”按钮,回到“合并”对话框,单击“合并”按钮,就可以使用Outlook把当前的文档作为电子邮件发送出去了。

数据资源格式

使用邮件合并功能用到的数据源是有一定的格式的,对于非数据库的数据源,要求第一行是域名行,在这一行中显示的是插入到主文档的域显示出来的样子,也可以看作是表格的标题行;数据库的数据源Word会自动取其字段名为域名。邮件合并的数据源可以是Microsoft Word表格、Excel工作表、Access数据库、Dbase数据库等等。

  在“邮件合并帮助器”中单击“获取数据”按钮,选择“打开数据源”或“使用通讯簿”都可以使用建立好的通讯数据(如图5)。

邮件合并帮助器

图5

  选择“建立数据源”命令,可以打开“创建数据源”对话框,在“域名行中的域名”列表中显示出了系统默认的一些域名,我们可以选择列表中用不到的将其删除,也可以在“域名”输入框中输入要添加的域名,单击“添加域名”按钮将其添加到域名列表中;单击“确定”按钮确定域名的设置,会弹出“另存为”对话框,要求将数据源保存为单独的一个文件,输入文件名称,选择保存的文件类型,将数据源文件保存好,就可以开始编辑数据源文件了;编辑完成后切换到主文档中就可以同前面的一样进行合并了(如图6)。

邮件合并帮助器

图6

文档的切换

主文档和数据源文档的切换:实际在进行邮件合并时经常会临时对通讯地址进行一些改动,也就是要编辑数据源,这时就要切换到数据源文件中,我们可以从任务栏中切换主文档和数据源,在主文档的“邮件合并”工具栏上单击“编辑数据源”按钮(如图7),出现编辑窗口,单击“查看数据源”按钮可以切换到数据源文档中,同样,如果数据源是Word文档,在数据源文档中单击“数据库”工具栏上的“邮件合并主文档”按钮可以切换回主文档中。

邮件合并工具栏

图7

  主文档的建立和引用:作为邮件合并使用的主文档,可以在使用合并之前建立好,也可以在使用这个功能再进行建立,在一个空文档中打开“合并文档帮助器”,单击“创建”按钮,选取要创建的主文档类型,在弹出的对话框中选择“新建主文档”按钮,就可以建立一个新文档作为邮件合并的主文档;单击“编辑”按钮,选择刚才建立的文档,就可以编辑了。

  直接合并到打印机:在设置好了主文档的合并域之后,在主文档中直接单击“邮件合并”工具栏上的“合并到打印机”按钮,就可以把合并后的结果输出到打印机上;效果同先合并到新文档再把新文档打印出来是完全相同的。

 

来源:互联网

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