Excel打印详解

Excel打印详解

 

屏幕上显示的工作表很漂亮，是否已准备好进行打印？尚未准备好。请按照以下步骤调整工作表（这样可以节约时间和纸张，并可以避免一般的打印问题），然后打印出结果。
步骤 1：使工作表易于读取
要帮助用户浏览和理解您的工作表数据，请尝试以下一种或多种方法:
创建页眉和页脚   您可以加入页眉和页脚，在其中包含与打印的工作表相关的有用信息，例如，页码或工作表标题。在“文件”菜单上，单击“页面设置”，然后单击“页眉/页脚”选项卡。您可以选择内置的页眉和页脚，也可以创建自己的页眉和页脚。您还可以在页眉和页脚中使用图形。

  页眉
  页脚
在每一页上打印行或列标签   如果工作表的大小超过一页，您可以在每一页上打印行和列标签（也称作打印标题），以确保可以正确地标识数据。在“文件”菜单上，单击“页面设置”，然后单击“工作表”选项卡。要在每一页重复出现列标签，请单击“顶端标题行”，然后输入包含列标签的行。要在每一页重复出现行标签，单击“左端标题列”，然后输入包含行标签的列。

列标签
确定所有数据可见   如果文本或数字太宽以至于一列不能放下，则打印文本将被截断，并且打印数字显示为 ######。可以增加列宽以适应数据长度。

调整列宽
调整行高
也可以使用自动换行来适应列宽：在“格式”菜单上，单击“单元格”，单击“对齐”选项卡，然后单击“自动换行”。
确定数据易于浏览   您也许要打印工作表上的网格线：在“文件”菜单上，单击“页面设置”，单击“工作表”选项卡，然后单击“网格线”。要帮助读者注意重要信息，您还可以应用自动套用格式或使用其他格式（例如，字体、颜色、数字格式和边框）。选择一个区域，单击“格式”菜单，然后选择需要的格式选项。请谨记，屏幕上显示良好的格式未必有良好的打印效果。例如，如果您以彩色形式浏览，却在黑白打印机上打印，那么请确保使用对比度较高的颜色。
将工作表水平居中   要将工作表水平居中，请在“文件”菜单上，单击“页面设置”，然后单击“页边距”选项卡。在“居中方式”下，选择“水平”旁边的复选框。
将工作表垂直居中   要将工作表垂直居中，请在“文件”菜单上，单击“页面设置”，单击“页边距”选项卡，然后在“居中方式”下，选择“垂直”旁边的复选框。
调整页边距   如果您希望在工作表上方留出额外空间，或者希望以便放置较大的页眉和页脚，则可以将上边距向下移动。首先，在“文件”菜单上，单击“打印预览”。单击“页边距”按钮，显示页边距的尺寸柄。然后拖动上边距尺寸柄，直到变为所需宽度为止。

页边距尺寸柄
列尺寸柄
步骤 2：预览工作表的打印效果
查看大图片   要在打印每张图片之前进行精确的查看，请在“文件”菜单上，单击“打印预览”。在“打印预览”中，可以查看屏幕工作表中不可见的项目，例如，页边距、页眉、页脚和打印标题。
快速更改打印外观   使用打印预览窗口顶部的按钮可以快速访问工作表的布局和打印选项。例如，您可以打开或关闭网格线、添加页码或更改页面的打印顺序。每次进行更改后，请务必再重新预览一次工作表。

调整分页符   要预览分页符并对其进行调整，请单击“分页预览”。详细信息请参阅步骤 4：改进分页符的使用。
步骤 3：使工作表适应页宽
如果工作表太宽，不适应打印页面，请尝试以下一种或多种方法：
切换到横向   如果工作表列数过多，不能适应纵向页面，您可以切换到横向。

在“文件”菜单上，单击“页面设置”，单击“页面”选项卡，然后在“方向”下单击“横向”。

缩小工作表以适应页面   要在打印页面上排下较多的列，您可以缩小工作表内容。在“文件”菜单上，单击“页面设置”，单击“页面”选项卡，然后单击“调整为”并在“页宽”框内输入 1。您或许想要再次预览页面以确保字体不会太小。您可以为页宽和页高指定一个给定值，也可以将其中一个值保留为空白。
调整页边距宽度或列宽   若要在打印页面上排下较多的列，您可以调整页边距宽度或列宽。首先，在“文件”菜单上，单击“打印预览”。单击“页边距”按钮，显示页边距和列的尺寸柄。然后将句柄拖拉到所需的新宽度。

  页边距尺寸柄
  列尺寸柄
调整垂直分页符   如果数据区域宽于页面，您可以调整垂直分页符。在“视图”菜单上，单击“分页预览”。然后将垂直分页符拖至所需的新位置。垂直断开工作表会使其混乱而难以读取，因此，为了澄清数据，您最好添加打印标题。

隐藏列   如果某些列中包含不需要打印的数据，您可以暂时将这些列隐藏起来。选取这些列，在“格式”菜单上，指向“列”，然后单击“隐藏”。要取消隐藏列，请在要显示的隐藏列的每一侧各选择一列。在“格式”菜单上，指向“行”或“列”，然后单击“取消隐藏”。
注意   如果隐藏了工作表的第一列，请在“编辑”菜单上，单击“定位”。在“引用位置”框中输入 A1，然后单击“确定”。将光标指向“格式”菜单上的“列”，然后单击“取消隐藏”。
另外，可能已经将列的高度或宽度设置为零。将光标指向“全选”按钮的边框

直到光标变为  或 ，然后拖动它以增加行高或列宽。
按信函纸型大小调整 A4 工作表   复选“允许重调 A4/ Letter 纸型”选项，确保在使用仅支持信函纸型的打印机时，A4 工作表能自动调整为信函纸型大小。在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“国际”选项卡。在“打印”下，选择“允许重调 A4/Letter 纸型”复选框。
打印部分工作表   详细信息请参阅步骤 5：打印全部或部分工作表。
步骤 4：改进分页符的使用
如果工作表太长，不适应打印页面，请尝试以下一种或多种方法：
缩小工作表以适应页面   要在打印页面上排下一个或两个以上的行，您可以将工作表缩小。在“文件”菜单上，单击“页面设置”，然后单击“页面”选项卡。单击“调整为”，在“页宽”框内输入 1，然后在“页高”框内输入页数。您或许想要再次预览页面以确保字体不会太小。您可以为页宽和页高指定一个给定值，也可以将其中一个值保留为空白。
调整垂直分页符   如果数据区域宽于页面，您可以调整垂直分页符。在“视图”菜单上，单击“分页预览”。然后将垂直分页符拖至需要的新位置。垂直断开工作表会使其混乱而难以读取，因此，为了澄清数据，您最好添加打印标题。
调整水平分页符   要在特定行断开工作表并开始新的页面，可以调整水平分页符。在“视图”菜单上，单击“分页预览”。在分页预览中，蓝色虚线表示插入 Microsoft Excel 的自动分页符，它将工作表分为多个页面。

要移动一个分页符，请将其拖至一个新的位置。分页符变为蓝色实线时，表示手动分页符。您也可以插入新的手动分页符。在要插入分页符的行下面单击行标题，然后在“插入”菜单上单击“分页符”。

自动分页符
手动分页符
加入打印标题   打印标题阐释页面间流动的数据之间的关系。详细信息请参阅步骤 1：使工作表易于阅读
步骤 5：打印全部或部分工作表
在“文件”菜单上，单击“打印”。要确定工作表或工作簿的哪些部分需要打印，请在“打印”对话框中选择选项。

打印工作表的指定区域   如果您想每次仅打印工作表的一个区域，只要选择单元格区域，然后在“打印”对话框中的“打印内容”下单击“选择”。如果您计划经常打印该区域，最好将该单元格区域定义为打印区域。这样，每次打印工作表时，Excel 将只打印该打印区域。要设置打印区域，请选取要打印的区域，在“文件”菜单上指向“打印区域”，然后单击“设置打印区域”。