excel数据透视表报表教程：准备源数据

excel数据透视表报表教程：准备源数据

 

步骤 1：准备源数据

您可能会急于开始第一个数据透视表。但在开始之前，最好确保您的数据组织良好并且已准备就绪。
在本节中，您将学习使用何种类型数据创建数据透视表，以及创建报告所需要的准备工作。一旦您准备好数据，即可使用“数据透视表和数据透视图向导”来创建数据透视表。在向导中，您将实际地选择源数据。（您可以选择已在 Excel 中输入的数据或者数据库中的数据。该数据库称为“外部数据源”。）如果您已选择了外部数据源，向导会让您使用称为 Microsoft Query 的单独程序连接到数据源并仅选择需要的数据。

您可以使用的数据类型 Excel 列表或数据库 外部数据   例如，您可以使用数据库文件、文本文件或 Internet 数据源。 多重合并计算数据区域   您可以合并与汇总几个不同 Excel 列表的数据。 另一个数据透视表   您是否想使用同样的数据创建多个数据透视表？如果是，您可以重新使用现有的数据透视表，从而节省内存和磁盘空间来创建新的数据透视表。此操作将使原有和新的数据透视表建立链接。（例如，如果您刷新了原数据透视表的数据，新报告的数据也会刷新，反之亦然。） 准备数据需要做的工作

要为数据透视表准备数据，只需阅读下面的小节，该小节介绍了您正使用的数据类型。

从 Excel 列表或数据库准备数据

准备 Excel 数据过程中需要考虑以下几点：

确保列表组织良好   务必整洁！例如，确保列表的第一行包含列标签，因为 Excel 要在报告中将此数据用作字段名。还要确保每一列都包含类似的项目，例如，一个列中包含文本而其他列中包含数字值。 删除任何自动的分类汇总   不要担心，数据透视表将为您计算分类汇总和总计。 如果您想以后添加其他数据，请命名区域   另外，在您创建数据透视表的过程中，请确保在输入源数据区域时为其指定名称。这样，无论在何时向数据区域添加数据，都可以更新数据透视表，将新数据包括在内。 如果您要使用筛选数据，请使用“高级筛选”命令   在“数据”菜单上，指向“筛选”，单击“高级筛选”，再单击“将筛选结果复制到其他位置”。此操作将筛选数据提取到另一个工作表位置，以便您在数据透视表中使用。不要就地筛选数据或使用“自动筛选”命令。此操作会隐藏一些数据，但数据透视表将包括来自列表的全部数据。 从外部数据源准备数据

准备外部数据过程中需要考虑以下几点：

安装必要的工具和驱动程序   您可能已完全准备就绪，只需确保已安装了所需要的 Microsoft Query 以及适当的开放式数据库连接 (ODBC) 驱动程序或者数据源驱动程序。然后，当您使用“数据透视表和数据透视图向导”创建数据透视表时，您将使用 Microsoft Query 实际地检索外部数据。 遇到以下情况时，请在启动向导之前检索数据   检查下面的列表，如果列表中包含您的数据检索方法，您将无法在“数据透视表和数据透视图向导”中用 Query 来检索数据。可以按照以下说明将数据插入 Excel 工作簿。然后您就可用向导来选择包含外部数据的工作表范围，就象操作任何其他 Excel 列表一样。

Office 数据连接   建议您使用 Office 数据连接（或 .odc）文件为您的报告检索外部数据。您可以在仅从单个数据库表中或者从 OLAP 数据库中检索数据时使用它们，这样，在您创建报告之前，您无需合并外部数据库中多个表的数据或是筛选数据以选择特定记录。
查询文件和报告模板   要使用查询文件（以 .dqy、.oqy 或 .rqy 为扩展名）检索数据，请在 Excel 中打开查询文件。要使用没有包括数据透视表的报告模板 (.xlt)，请打开该模板。
参数查询   要使用参数查询检索数据，您必须首先在 Microsoft Query 中创建参数查询，以便它把数据返回 Excel。请注意，您不能创建参数查询来从 OLAP 数据库中检索源数据。有关创建参数查询的详细信息，请参阅 Microsoft Query 中的帮助。
Web 查询   要使用 Web 查询来检索 Internet 上的数据，您必须首先创建 Web 查询并将数据检索到 Excel 中。要创建 Web 查询，请在“数据”菜单上，指向“导入外部数据”，然后单击“新建 Web 查询”。

准备多个区域中的数据以进行合并

准备多个 Excel 列表的数据时需要考虑以下几点：

确保列表组织良好   务必整洁！例如，确保列表有与您要汇总的项目相匹配的行和列名称。 删除任何自动的分类汇总   不要担心，数据透视表将为您计算分类汇总和总计。 如果您想以后添加其他数据，请命名区域   另外，在您创建数据透视表的过程中，请确保在输入源数据区域时为其指定名称。这样，无论在何时向数据区域添加数据，都可以更新数据透视表，将新数据包括在内。 从另一个数据透视表准备数据

从另一个数据透视表准备数据的过程中需要考虑以下几点：

确保两个数据透视表在同一工作簿中   如果原数据透视表位于不同的工作簿，请将原报表复制到您要显示新报表的工作簿中。 检查页面字段设置   您可能已在原数据透视表中更改了页面字段设置，因此它们将依次搜索每一个页面的外部数据。这种情况下，您需要重新设置页面字段，以便它们立刻为全部的项目检索数据。要检查设置，双击每一个页面字段，然后单击“高级”。