Excel三个条件函数应用举例

Excel三个条件函数应用举例

 

众所周知，在Excel中可以对数据进行各种不同的运算和汇总，今天我向大家介绍与条件相关的3个函数，分别是“COUNTIF”、“SUMIF”和“IF”函数。他们有一个共同的特点——都有字符“IF”。

　　1、COUNTIF函数（计数求和）

　　COUNT函数，顾名思义是用来计数的，统计所选择区域的数值型单元格个数。COUNTIF是COUNT函数的引伸与拓展，在计数时加上先前条件，只有符合计数的条件才进行统计计算。比如，从员工信息表中，计算出有多少人的年龄大于35岁。

　　下面我们来看一个典型的分类计数汇总的例子。这里有一张销售流水记录表，每名销售人员累计做了多少“销售订单个数”呢？

　　COUNTIF正常工作需要两个参数——条件区域（本例为左侧表中“销售人员”一列）和计数条件（本例为右侧表中的人员姓名）。要计算第一位销售人员的“订单数”，很简单，输入函数公式 “=COUNTIF($C$2:$C$16,E2)”即可（见图1）。

　　2、SUMIF函数（条件求和）

　　SUM函数的作用是对数据求和，而SUMIF对它进行了引伸和拓展，比如计算“金额”在1元以上的数据总和、按照人员或产品分类计算数据总和等等。它有3个参数，分别是条件区域、判断条件、实际的求和区域（如果它与“条件区域”是一个区域，就可省略）。

　　在上例中，计算每位“销售人员”的订单总金额，就要使用SUMIF函数来协助了。如果要计算每个人的销售订单总金额，把左侧表的“销售人员”一列当作“条件区域”，把右侧表的每个名单当作求和“条件”，把左侧表的每笔“订单金额”当作“实际求和区域”，在G2单元格中输入数据计算公式 “=SUMIF($C$2:$C$16,E2,$B$2:$B$16)”（见图2），第1名销售人员的“订单总额”就瞬间产生了。

　　小提示：

　　在本例的COUNTIF函数和SUMIF函数中，由于“销售人员”区域与“订单总额”区域都是固定的，所以在函数中引用这两列地址时，要使用“绝对地址”，也就是在地址前添加“$”符号。

　　3、IF函数

　　逻辑高手IF函数是一个条件函数，它可以通过设置的条件进行逻辑判断。

　　如果在刚才的数据汇总表中再添加一列“销售奖金”数据，“销售奖金”发放的方法是：如果某个人的订单总额大于￥1500,000，那么“奖金”数用总额×5%，否则“奖金”就用总额×3%。所以，第1位销售人员“销售奖金”的计算公式应为“=IF(G2>1500000,G2*0.05,G2*0.03)”，如图3所示。

　　结合刚才的知识，推测一下这个公式中3个参数的涵义吧。“G2>1500000”是IF函数的判断条件，“G2*0.05”是条件成立的操作，“G2*0.03”是条件不成立的操作。

　　

　　*数据的分类汇总是Excel最常见的应用。分类汇总的方法很多，包括使用函数和公式。设置的条件可看作是分类的依据，用“COUNTIF函数”进行分类计数汇总，用“SUMIF函数”进行分类求和汇总，非常方便。

　　*IF函数的作用是根据判断条件的真假，自动进行分支操作。比如根据身份证号码的奇偶来判断性别，根据绩效数据来填写成绩等等。在实际应用时，一个非常实用的应用是：把IF函数的“真”或“假”参数嵌套成另一个IF函数，实现多种分支操作。如2个IF函数的嵌套可写成“=IF（条件，真，IF（条件，真，假））”，这样一来就可以实现3个分支判断了（在Excel中，最多是7层函数嵌套）。

　　*重复数据的筛选问题常常让我们感到非常棘手。COUNTIF函数除了可以实现分类计数汇总外，它和IF函数配合，还可以实现对重复数据的标识与筛选，从而将1列中的重复数据删除。在如下图4所示的案例中，使用了公式“=IF(COUNTIF($C$1:C1,C1)>1,”1”,”0”)”为重复数据的后面添加了标识“1”，为不重复数的后面添加了标识“0”。在公式中，COUNTIF是条件计数，可利用它统计出从这列的第1个数据起，某个数出现了几次，再用IF函数判断，若出现2次以上就添加“1”，若出现1次则就添加“0”。最后用Excel中的自动筛选功能，将所有标识为“1”的数据行删除，就能把重复数据统统清理掉了。

　　与“IF”相关的函数三兄弟，不但为运算添加了“条件”，而且为我们打通了很多解决问题的道路，只要我们肯用心发掘，一定还能够找到更多的问题解决之道。

 

来源：cfan.com.cn