Excel 排序

Excel 排序

 

 

通过排序，可以根据某特定列的内容来重排数据清单中的行。例如，假设一包含销售数据的数据清单有销售员、单位数量和订单日期等列。我们可以用“排序”命令按销售员重排数据清单、从高到低组织单位数量或从早到晚排好订单日期。
    当选择“排序”命令后，Microsoft Excel 会利用该列和我们指定的排序次序，或利用自定义排序次序来重新排列行、列或单个的单元格。除非另有指定，否则Microsoft Excel 会根据我们选择的“主要关键字”列的内容以升序顺序（最低到最高）对行作排序。当对数据排序时， Microsoft Excel会遵循以下的原则：
    如果我们由某一列来作排序，那么在该列上有完全相同项的行将保持它们的原始次序。
    在排序列中有空白单元格的行会被放置在排序的数据清单的最后。
    隐藏行不会被移动，除非它们是分级显示的一部分。
    排序选项如选定的列、顺序 （递增或递减）和方向（从上到下或从左到右）等，在最后一次排序后便会被保存下来，直到我们修改它们或修改选定区域或列标记为止。
    如果我们按一列以上作排序，主要列中有完全相同项的行会根据我们指定的第二列作排序。第二列中有完全相同项的行会根据我们指定的第三列作排序。
    提示：排序操作不仅仅适用于数据库，对于我们在工作表中的任意选定范围，我们都可以执行排序操作。
12.3.1 按列排序
    按照某一选定列排序的操作步骤如下：
     (1) 执行“数据”菜单上的“排序”命令，出现一个如图12-6所示的对话框。

    (3) 在“主要关键字”列表框中，选定重排数据清单的主要列，在本例中我们选定“地区”。选定“递增”或“递减”选项按钮以指定该列值的排序次序，在本例中选定“递增”。若要由一列以上来作排序，在“次要关键字”和“第三关键字”框中，选定您想用作排序的附加列。对于每一列再选定“递增”或“递减”选项按钮。如果在数据清单中的第一行包含列标记，在“当前数据清单”框中选定“有标题行”选项按钮，以使该行排除在排序之外，或选定“没有标题行”使该行也被排序。
    (4) 按下“确定”按钮。我们就可以看到排序后的结果，如图12-7所示。

    注意：不管是用列或用行排序，当数据库内的单元格引用到其他单元格内作数据时，有可能因排序的关系，使公式的引用地址错误, 从而使数据库内的数据不正确。
12.3.2 多列排序
    虽然在Excel数据清单中可以包含最多25 列，但实际上“排序”命令一次只能按3列来排序。若要按4或更多列将数据清单排序，我们可以通过重复执行排序命令来达到这一效果。
    首先，按三个最不重要的列来排序，然后继续按三个最重要的列来排序。例如，要按列 A、B、C、D 和 E 的顺序来排序数据清单，则首先按列 C、D 和E 来排序，然后再按列 A 和 B 来排序。
    在要想排序的数据清单中选定单元格或区域。选择“数据”菜单上的“排序”命令，出现排序对话框。在“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”框中选定三个最不重要的列。对于选定的每一列指定排序次序。为适合我们的数据清单，可以选定“有标题行”选项按钮，或选定“没有标题行”选项按钮。按下“确定”按钮。按照数据的重要性，重新对数据排序，直到得到满意的结果。
12.3.3 使用工具排序
    对数据排序时，我们除了能够使用“排序”命令外，还可以利用工具栏上的两个排序按钮“”和“”。其中A到Z代表递增，Z到A代表递减。
    使用工具排序的步骤如下：
    （1）选取要排序的范围。
    （2）在递增或递减按钮上单击，即可完成排序工作。
12.3.4 排序数据顺序的恢复
    若要使数据库内的数据，在经过多次排序后，仍能恢复原来的排列的次序, 可以在数据库内加上一个空白列，并加入记录编号，最后用此栏排序，就可使数据排列的次序恢复原状。加入记录号的操作步骤如下：
    (1) 在数据库中的最左边增加一个空白列。在其第一个单元格中键入“序号”。在下方的单元格内键入“1”，然后在“1”下方的单元格内键入“2”。
    (2) 选取存放1和2的单元格。将鼠标移到单元格选择框的右下角，使鼠标指针便成“十”字型。
    (3) 拖动鼠标到数据库的最后一个记录，然后放开鼠标键，我们就会看到一个记录序列，如图12-8所示。