Excel自动更正功能使用详解

Excel自动更正功能使用详解

 

什么是自动更正及为什么要使用？

您可能没有时间检查输入错误，但您仍然希望工作表完美无缺。自动更正即为解决方案：内置的校对工具，可以自动纠正常见的输入错误、拼写错误、语法错误和大小写错误。让我们先简单地看看自动更正可以纠正的内容。

如果您输入：

自动更正将替换为：

teh

the

recieve

receive

might of been

might have been

THis

This

sTEP oNE

Step One

但是，如果您的输入错误不常见，该怎么办？假设您经常将公司名称“Northwind”键入为“Nothrwind”。这没问题，您可以很容易地自定义自动更正，使其更正需要更正的任何输入错误。
另一方面，为何要输入错误？您无需键入复杂的单词或词组，因为自动更正将为您输入。

如果您输入：

自动更正将替换为：

afd

Aperture Film Division

chv

Chartreuse verte

您可以在“键入时自动替换”框中创建关键字，当您键入此关键字时将被符号替换。这样您可以方便的输入常用符号。

如果您输入：

自动更正将替换为：

(r)

 ?

日圆符号

 ￥

如何使用自动更正？ 设置自动更正选项 在“工具”菜单上，单击“自动更正选项”。 在“自动更正”选项卡中，决定要作更正的类型。您也可以单击“例外项”按钮，指定所作选择的例外情况。 检查自动更正运行

在工作表中，输入错误加一个空格或其他标点。然后观察自动更正进行更正。

键入：

然后按空格键： 

自动更正将文本替换为：

ctaegory |

ctaegory |

category |

“自动更正选项”按钮

“自动更正选项” 按钮在您键入超链接时显示在 Microsoft Excel 工作表单元格中。“自动更正选项” 按钮在您将鼠标指针放在超链接旁边时，首先显示为一个小蓝框，当您指向它时变为按钮图标。你可以单击此按钮并选择，以取消超链接，或者打开或关闭自动更正选项。

如何自定义自动更正？ 手动创建自动更正项

您可以让拼写检查器跟踪并创建自动更正。方法如下：

在“工具”菜单上，单击“拼写”。 当拼写检查器找到您经常拼错的单词，输入正确的拼写，然后单击“自动更正”。

注意   Excel 不自动设置单元格或文本的格式。要设置单元格和文本的格式，请右键单击要更改的单元格，单击“设置单元格格式”，然后在可用的选项卡和选项中选择。

手动创建自动更正项 在“工具”菜单上，单击“自动更正选项”。 在“替换”框中，键入您经常错误输入或拼错的单词。 在“替换为”框中，键入拼写正确的单词，然后单击“添加”。 为键入快捷方式创建自动更正项 复制要重用的文本，然后在“工具”菜单上，单击“自动更正选项”。 在“替换”框中，为文本键入特定顺序的字符。（请确保不要键入真实的单词，例如，使用 afd 代替 aperture。） 在“替换为”框中单击，按 CTRL+V 粘贴复制的文本，然后单击“添加”。 使自动更正停止对特定的缩写文本大写

假如你创建了自己的缩写，例如“info”或“spec”，如果您打开“句首字母大写”选项，自动更正将缩写后句号视为一个句子的结束，然后自动更正将后面的单词改为大写。例如，自动更正生成此类句子："Please see the info.In the file."要防止自动更正将特定缩写后的文本大写，请执行下列步骤：

在“工具”菜单上，单击“自动更正选项”。 单击“例外项”，然后单击“首字母”选项卡。 在“其后不大写”框中键入缩写，然后单击“添加”。

注意   “句首字母大写”选项仅在句号后有效，在每个单元格的开始无效。

确保自动更正不更正特定的前两个字母连续大写

假如您要使用前两个字母大写的单词，例如“PCsystem”或“BSmith & CJones”，要防止自动更正将第二个大写字母改为小写，请执行下列步骤：

在“工具”菜单上，单击“自动更正选项”。 单击“例外项”，然后单击“前两个字母连续大写”选项卡。 在“不更正”框中键入前两个字母连续大写的单词，然后单击“添加”。 帮助！如何关闭自动更正？

在“工具”菜单上，单击“自动更正”，然后关闭不想使用的自动更正选项。例如，如果您不想自动更正将列表项或表格单元格的第一个单词的大写，请清除“句首字母大写”复选框。要停止纠正特定的输入错误，请选择“键入时自动替换”框中的项目，然后单击“删除”。